Керівник загального відділу – БІЛОШИЦЬКА Оксана Юріївна

Завідувач архіву загального відділу – ПАШИНСЬКА Анна Федорівна

Фахівець загального відділу – МАТВІЄВСЬКА Ірина Ярославівна

Провідний фахівець загального відділу – ШВАЛЮК Тетяна Володимирівна

Провідний фахівець загального відділу – ГИРИЛО Лілія Петрівна

Загальний відділ Тернопільського національного педагогічного університету імені Володимира Гнатюка є самостійним структурним підрозділом Університету.

Відділ створений з метою документного забезпечення діяльності Університету та всіх його підрозділів, організації діловодства та архівної справи, здійснення контролю за рухом і вчасним виконанням документів, зберігання документів, надання консультативної допомоги з питань діловодства структурним підрозділам Університету.

У своїй роботі Відділ керується Конституцією та законами України; наказами та розпорядженнями Міністерства освіти та науки України; постановами Кабінету Міністрів України; Статутом Університету; наказами та розпорядженнями ректора та проректорів Університету; рішеннями Вченої ради Університету; правилами внутрішнього розпорядку Університету; інструкцією з діловодства ТНПУ із змінами і доповненнями затвердженими вченою радою університету протокол № 3 від 26.09.2023 р., уведене в дію наказом ректора від 26.09.2023 р. № 280-р; зведеною номенклатурою справ погодженою ЕПК державного архіву Тернопільської області затвердженої ректором університету; посадовими інструкціями тощо.

Відділ підпорядковується ректору Університету.

Відділ співпрацює з усіма структурними підрозділами й органами студентського самоврядування Університету, державними органами управління, вітчизняними та міжнародними організаціями, в межах повноважень, що стосуються ведення діловодства та архівної справи.

Основними завданнями Відділу є:

• Встановлення єдиного порядку роботи з документами в Університеті.
• Організація руху документів, реєстрація, попередній розгляд, передача документів на розгляд керівництву та на виконання в структурні підрозділи Університету.
• Здійснення реєстрації та відправлення створюваної кореспонденції Університету засобами поштового зв’язку, електронною поштою, факсом.
• Розроблення інструкції з діловодства.
• Перевірка стану організації діловодства та контролю за рухом і термінами виконання документів в структурних підрозділах Університету.
• Оперативний пошук документів за розпорядженням ректора, проректорів за напрямами діяльності.
• Ведення обліку та забезпечення контролю за вчасним розглядом усних і письмових звернень громадян.
• Ведення реєстрації наказів та розпоряджень ректора Університету.
• Забезпечення належного зберігання документів та їх формування справ для подальшої передачі в архів Університету.
• Доведення до виконавців наказів та розпоряджень керівництва Університету, доручень та інших документів, що створюються в процесі діяльності Університету.
• Надання консультативної допомоги структурним підрозділам з питань організації роботи з документами.